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[성공을 위한 가상회의] "일정 늘리고 세션 수·단위시간은 줄여라?"
[성공을 위한 가상회의] "일정 늘리고 세션 수·단위시간은 줄여라?"
  • 김영배 기자 (youngboy@daum.net)
  • 승인 2020.10.10
  • 댓글 0
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민감한 이슈는 촬영·송출 시차로 인한 문제 나올 수 있어
녹화·생방송 혼재하는 가상회의는 세션별 휴식시간 필요
온라인 참여자 위해 세션 수와 단위시간 줄이는 게 좋아

언택트(비대면)가 일상화되면서 회의문화도 바뀌고 있다. 회의탁자를 둘러앉아 혹은 회의실에 옹기종기 모여 발표를 하거나 토론을 하는 것은 이제 옛 일이 되고 있고, 컴퓨터 화면을 바라보면서 하는 가상회의(온라인회의)가 일상이 되고 있다. 코로나19가 바꾼 또 다른 문화이다. 가상회의가 일상화되면서 회의를 준비하는 담당자들의 역할도 커지고 있는데, 성공적인 가상회의를 위한 요건은 무엇인지 전문가그룹의 도움으로 정리해본다. [편집자주]

지난 9월 24일부터 27일부터 온라인으로 진행된 '대한민국 농업박람회' 중 제이슨 솅커의 '펜데믹 이후 세계 변화와 우리 농업' 가상회의 모습. '2020 대한민국 농업박람회' 홈페이지 동영상 갈무리.
지난 9월 24일부터 27일부터 온라인으로 진행된 '대한민국 농업박람회' 중 제이슨 솅커의 '펜데믹 이후 세계 변화와 우리 농업' 가상회의 모습. '2020 대한민국 농업박람회' 홈페이지 동영상 갈무리.

온라인으로 진행되는 가상회의는 일정을 어떻게 계획하는게 가장 효율적이면서 성과도 극대화할 수 있을까? 가상회의 일정과 관련해서 전문가들은 사전과 현장 두 가지로 나눠 준비하는 것이 좋다고 조언한다.

서울스피커스뷰로(SSB)에 따르면 사전 준비는 말 그대로 준비 기간을 말하는 것으로 프로그램 기획과 연사 섭외 과정 등이 기존 대면회의와 유사하다. 다만, 촬영과 편집을 진행하는 회의의 경우 행사일은 단지 송출일이며, 촬영은 송출일보다 길게는 한 달 전에 촬영을 마치는 경우도 있다.

때문에 민감한 이슈의 경우 촬영일과 송출일 간 시차로 상황이 바뀌거나 연사 또는 주최측 사정이 변경되는 경우도 발생할 수 있다. 또 너무 급하게 촬영을 하면 편집이나 번역 일정이 촉박해 안전한 결과물을 만들어 내는데 어려움이 따를 수 있다.

모든 프로그램을 사전 녹화로 진행할 경우에는 기존 오프라인 행사 일정과 같은 순서로 송출할 수 있지만 녹화와 생방송이 혼재하는 경우에는 가급적이면 각 세션별로 쉬어가는 휴식시간이 필요하다. 이는 해외 연사나 참가자들의 시차로 인한 문제이기도 하고, 실제 생방송의 경우 현장 리허실 시간 확보를 위해서도 필요하다.

무엇보다 간과해서는 안 될 것은 대면행사와는 달리 가상회의는 참가자(청중)가 오롯이 지정된 시간동안 프로그램에 몰입할 수 없다는 점이다.

대개의 경우 참가자는 기존의 일상에서 웹을 통해 행사에 참여(접속)하게 된다. 대면행사처럼 출장 등 따로 시간을 내어 특정 장소에 참석하는 것이 아니라 일상에서 기존 일을 하다가 집에서 또는 이동하면서 세션에 접속하는 상황이기 때문이다. 때문에 세션이 2시간 이상 진행되거나 하루종일 진행된다면 그 세션을 다 참여하기가 어려울 수밖에 없다.

서울스피커스뷰로 관계자는 "최근 호주에서 개최된 수의학회 행사의 경우 온라인으로 전환되면서 종전 4일 일정이 3주간으로 늘어났다"며 "대신 1개 세션의 단위시간과 하루에 열리는 세션의 수룰 줄였다"고 설명했다.

이 관계자는 또 "온라인 행사 기획자가 기억해야 할 부분은 이것 말고도 많다"며 "온라인이라면 온라인에 부합하는 형태로 성공적인 행사가 될 수 있도록 고민해야 할 부분들이 많다"고 덧붙였다. 


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