언택트(비대면)가 일상화되면서 회의문화도 바뀌고 있다. 회의탁자를 둘러앉아 혹은 회의실에 옹기종기 모여 발표를 하거나 토론을 하는 것은 이제 옛 일이 되고 있고, 컴퓨터 화면을 바라보면서 하는 가상회의(온라인 화상회의)가 일상이 되고 있다. 코로나19가 바꾼 또 다른 문화이다. 가상회의가 일상화되면서 회의를 준비하는 담당자들의 역할도 커지고 있는데, 성공적인 가상회의를 위한 요건은 무엇인지 전문가그룹의 도움으로 정리해본다. [편집자주]

아무리 가상회의가 쉽다고 해도 낯선 시스템에 적용하려면 다소의 어려움이 있을 수밖에 없다. 오디오 등 기기를 사용하는데 익숙치 않고, 화면에 자신의 얼굴이 나오는 것도 처음은 어색하다. 때로는 마이크가 꺼지기도 하고 화면비율이나 방향을 맞추지 못하는 경우도 있다. 그러다 보면 자연스럽게 회의 몰입도도 떨어질 수밖에 없다.

대면회의(오프라인 회의)라면 회의장과 시스템 등을 담당자가 준비하지만 가상회의는 발표자 등 참가자 모두가 자신의 온라인 접속 환경 등을 확인해야 한다. 실제로 대면 행사에서 연사로 무대로 서는 것 만큼 작은 웹카메라 앞에서 발표를 하는 것도 쉽지 않다고 한다.

그래서 전문가그룹인 서울스피커스뷰로(SSB)의 도움을 받아 발표자 뿐만 아니라 온라인 회의 참가자들도 만족할 수 있도록 가상회의에 적합한 팁(Tip)을 알아봤다.

제일 중요한 것이 시선처리이다. 발표를 할 때 보통 노트북 상단에 있는 웹캠을 바라보게 되는데, 이 경우 청중 입장에서는 연사의 시선이 아래로 내려 보는 상태가 된다. 심지어 발표자료가 있는 경우에는 카메라에 눈도 안 주고 화면만 쳐다보면서 강연을 하는 경우도 있다. 그러다 보면 발표가 일방적으로 진행되면서 청중과 따로 노는 상황이 발생하게 된다. 

가상회의라 하더라도 발표자와 청중 개개인이 연결돼 있는 느낌과 몰입감을 위해서 발표자는 꼭 카메라를 응시하는게 좋다. 그리고 아래로 내려보는 시선처리 문제를 없애기 위해 노트북 아래에 책 같은 것을 받쳐서 눈높이를 조절하면 훨씬 청중 입장에서 편안함을 느낄 수 있다.

조명을 활용하는 것도 방법이다. 카메라 눈높이를 맞췄다고 해도 장소가 너무 어두우면 발표자의 얼굴이 잘 드러나지 않는다. 조명은 얼굴을 잘 드러나게 할 뿐만 아니라 음성 외의 동작도 잘 보이게 한다. 이를 위해 전문가들이 사용하는 조명이나 반사판이 아니더라도 발표 공간의 조도를 높이고 탁상용 스탠드 조명 등을 활용하는 것도 방법이다.

연사를 연결했는데 뒷 배겨이 너무 어수선하면 집중도가 떨어지게 된다. 잘 정돈된 책장 등이 배경으로 있으면 좋겠지만 의도적으로 회사명 등이 드러나는 로고가 보이게 하거나 발표내용의 이미지를 잘 전달하기 위해서 가상회의 속 발표자의 뒷 배경을 지정하는 것도 좋은 방법이다.

대면행사와 마찬가지로 가상회의에서도 동일하게 적용되는 것이 시스템 점검이다. 시스템이란 가상회의에 필요한 오디오·비디오 등을 말하는데, 발표자의 목소리가 너무 적거나 거리를 너무 멀리 잡으면 얼굴이 잘 안보일 수 있다. 반대로 너무 얼굴 가까이에 카메라를 가지고 오면 오히려 부담스럽게 보인다.

인터넷 접속 상태는 기본이며 사전에 이러한 시스템 점검 없이 회의에 들어왔다가는 그야말로 발표를 망칠 수 있다. 더불어 화면공유의 버튼이 어디에 있고, 공유시에는 어떻게 보이는지, 슬라이드 화면을 넘길 때 시간차는 없는지 등을 사전에 꼭 확인해야 한다.

서서 발표하는 것도 또 다른 방법이다. 이전에 무대에서 발표한 경험이 많다면 앉아서 하는 가상회의 발표가 더 불편할 수 있다. 카메라와 눈높이만 맞출 수 있다면 일어서서 하는 발표가 더 많은 에너지와 몰입감을 줄 수 있다고 한다.

많은 연사들이 발표를 하면서도 화면에 올라오는 이야기를 확인한다. 가능하다면 발표를 하면서 채팅창 등에 올라오는 청중의 반응을 확인하는 것이 필요하다. 물론, 발표의 흐름을 막아서는 안된다. 발표 중간이나 마무리 부분에 질의응답 시간을 정해서 발표를 완성하는 것도 좋은 방법이다.

발표 슬라이드는 화면에 맞는 적정한 크기로 하는게 좋다. 가상회의의 경우 데스크탑컴퓨터, 테블릿 또는 모바일로도 참여가 이뤄진다. 모바일로 회의를 접속하는 경우에는 대면회의처럼 현장의 대형 스크린에서 발표 슬라이드 내용을 보는 것이 아니라 작은 화면에서 보게 된다. 가까이 모바일 화면을 당겨 볼 수는 있지만 물리적으로 화면의 크기가 작다는 점을 명심해야 한다.

또 청중이 이동 중이거나 다른 작업과 병행하면서 진행할 수 있다는 상황도 염두에 둘 필요가 있다. 발표자가 발표내용에 대한 상세한 정보를 위해 많은 데이터를 슬라이드에 넣는 경우가 있는데, 너무 많은 데이터를 넣게 되면 가독성이 떨어지거나 심지어 보이지 않는 경우도 있다. 다시 말해 깨알 같은 글씨나 강조 없이 유사한 폰트와 크기로 배열된 정보는 '내 손안의 회의'에 적합하지 않다는 의미다.