UPDATED. 2021-03-07 23:15 (일)
[성공을 위한 가상회의] "성공적인 회의는 참석자 성격 규정에서 출발"
[성공을 위한 가상회의] "성공적인 회의는 참석자 성격 규정에서 출발"
  • 김영배 기자 (youngboy@daum.net)
  • 승인 2020.10.08
  • 댓글 0
이 기사를 공유합니다

가상회의 참석자에 따라 형태와 운영방식 달라져
청중의 단순시청 똫는 직접참여 여부도 매우 중요
접속 끊김 등 막기 위해 사전녹화 후 송출방식 선호

언택트(비대면)가 일상화되면서 회의문화도 바뀌고 있다. 회의탁자를 둘러앉아 혹은 회의실에 옹기종기 모여 발표를 하거나 토론을 하는 것은 이제 옛 일이 되고 있고, 컴퓨터 화면을 바라보면서 하는 가상회의(온라인회의)가 일상이 되고 있다. 코로나19가 바꾼 또 다른 문화이다. 가상회의가 일상화되면서 회의를 준비하는 담당자들의 역할도 커지고 있는데, 성공적인 가상회의를 위한 요건은 무엇인지 전문가그룹의 도움으로 정리해본다. [편집자주]

가상회의는 참여 연사는 물론, 준비하는 기획자 입장에서도 새로운 경험이다. 회의 장소를 오프라인에서 온라인으로 바꾸는 것 뿐만 아니라 회의 규모와 참석자 상황 등을 고려하면 대면 행사와 달리 몇 가지 고려할 사항들이 있기 때문이다.

서울스피커스뷰로(SSB)]에 따르면 그 중에서도 제일 중요한 것이 '누가 참여하는 회의인가?'라는 규정이다. 참가자에 따라 회의의 형태와 운영방식이 결정되기 때문이다. 예를 들어 계획하는 가상회의가 연사(모더레이터 포함)와 청중으로 구성되는지, 청중의 참여 여부, 언어, 해외이용자 접속 여부 등이다.

청중 참여 여부의 경우 청중이 송출되는 화면을 청취하는 구조라면 일반적으로 회의 홈페이지에 라이브 스트리밍 서비스로 회의 내용을 공개하는 형식을 갖게 된다. 회의 운영자는 동시 접속자수를 고려해 유튜브에 행사 채널을 개설하고 공식 웹사이트와 동시에 같은 회의 내용을 송출하게 된다.

이 경우 접속자를 분할해 라이브 스트리밍시 접속 쏠림을 막는 효과가 있다. 또 유유브의 경우 국내외 이용자가 익숙한 플랫폼으로 채널을 개정하면 지속적으로 좀 더 폭 넓은 접속 유입을 기대할 수도 있다. 유튜브 계정의 경우 개설 채널 뿐만 아니라 특정 등록자에게만 공개되는 폐쇄 계정도 가능하다.

9월 24일부터 27일부터 온라인으로 진행된 '2020 대한민국 농업박람회'. [출처:서울스피커스뷰로(SSB)]
9월 24일부터 27일부터 온라인으로 진행된 '2020 대한민국 농업박람회'. [출처:서울스피커스뷰로(SSB)]

청중의 참여는 △단순 시청 △댓글 또는 채팅으로 질문이나 의견 게시 △직접 화상 참여 등으로 구분할 수 있다.

직접 참여의 경우 청중 의견이나 상태를 무대의 연사도 직접 확인할 수 있으며, 화면을 통해 소통할 수 있다는 점에서 최근 많은 회의에 이용되고 있다.

다만, 기존 VC플랫폼(Zoom 또는 Webex)의 경우 최대 수용인원의 한정돼 있어 확대가 필요할 경우 시스템 보강이 필요하다. 또 참가자의 스크린 혹은 얼굴 등이 노출이 되기 때문에 예상치 못하게 발생할 수 있는 변수에 대해서도 대비해야 한다.

연사의 물리적 위치와 언어도 중요한 고려 사항이다. 물리적인 위치란 실제 연사가 어떤 환경에서 회의에 접속하느냐 하는 것을 말한다.

가상회의의 경우 연사가 실시간 접속하는 곳이 원활한 인터넷 접속 장소가 아닐 경우 화면이나 음향 끊김 현상이 발생하거나 느려지고 음향 왜곡이 발생할 수도 있기 때문이다. 실제 리허설에서는 원활하다가도 본 회의에 들어가서 접속 문제가 생기는 경우도 많다.

이런 이유 때문에 최근 강연은 사전 녹화 후 본 행사에 송출하는 방식이 많이 선호되고 있다. 사전 녹화는 인터넷 안정성 문제 뿐만 아니라 사전 녹화 강연 영상에 대한 편집과 자막 등이 가능하기 때문에 더 선호하는 경향이다.

그러나 연사가 다른 패널과 질의응답을 하거나 랜선의 청중과 소통이 필요한 경우는 실시간 강연으로 진행해야 한다.

연사가 한국인이 아닐 경우 필수적으로 고려해야 할 것이 통역이다. 단일 언어 회의의 경우 문제가 없지만 2개 국어 이상이 쓰이는 회의는 통역이 필요하기 때문이다. 이 경우 사전에 강연 영상을 받아 번역을 진행한 후 영상에 자막을 붙여 송출하거나 실시간으로 원음을 송출하면서 동시통역을 제공하는 방법이 있다.

실시간 동시통역으로 유튜브로 진행할 경우 동시통역비 외에 저작권료를 추가로 준비해야 하고 영상 송출 채널 역시 한국어와 원어 채널로 나눠 운영하는게 좋다. 


댓글삭제
삭제한 댓글은 다시 복구할 수 없습니다.
그래도 삭제하시겠습니까?
댓글 0
0 / 400
댓글쓰기
계정을 선택하시면 로그인·계정인증을 통해
댓글을 남기실 수 있습니다.