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[성공을 위한 가상회의] "어떤 시스템이 얼마나 필요할까?"
[성공을 위한 가상회의] "어떤 시스템이 얼마나 필요할까?"
  • 김영배 기자 (youngboy@daum.net)
  • 승인 2020.10.09
  • 댓글 0
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행사장 대관료 없지만 무대나 스튜디오 필요
영상 촬영·제작 등 위한 비용·시간 감안해야

언택트(비대면)가 일상화되면서 회의문화도 바뀌고 있다. 회의탁자를 둘러앉아 혹은 회의실에 옹기종기 모여 발표를 하거나 토론을 하는 것은 이제 옛 일이 되고 있고, 컴퓨터 화면을 바라보면서 하는 가상회의(온라인회의)가 일상이 되고 있다. 코로나19가 바꾼 또 다른 문화이다. 가상회의가 일상화되면서 회의를 준비하는 담당자들의 역할도 커지고 있는데, 성공적인 가상회의를 위한 요건은 무엇인지 전문가그룹의 도움으로 정리해본다. [편집자주]

코로나19를 계기로 많은 회의가 언택트(비대면) 방식으로 전환되고 있다. 그렇다면 온라인으로 진행되는 가상회의는 오프라인(대면) 회의 보다 비용이 더 들까, 아니면 덜 들까?

서울스피커스뷰로(SSB)에 따르면 가상회의는 행사장 대관료가 없기 때문이 비용이 덜 들어갈 것으로 생각할 수 있지만 꼭 그렇지만도 않다고 한다. 가상회의는 예전처럼 호텔이나 대규모 회의장을 빌릴 필요는 없지만, 대신에 크고 작은 무대나 스튜디오가 필요하기 때문이다.

아주 적은 소규모의 개별회의가 아니라면 가상의 무대라고 해도 촬영을 위한 스튜디오가 필요하다. 참가자들에게 제공하는 오찬이나 만찬 또는 커피 등 다과비는 줄지만 온라인 전환에 따른 시스템과 영상 제작이 필요하기 때문에 오프라인보다 많은 물량과 시스템·인력이 필요하다.

특히, 오프라인에서는 필요가 없는 3D(3차원)와 AR(증강현실)·VR(가상현실) 등의 첨단기술까지 활용된다면 대관료나 식음료비보다 더 들어가는 것이 보통이다.

또 기존의 대면행사는 행사장에 참석한 현장 위주로 시스템이 운영된다. 무대와 현장을 위한 영상과 중계·음향·통역 등이다.

지난 9월 24일부터 27일부터 온라인으로 진행된 '2020 대한민국 농업박람회'. [출처:서울스피커스뷰로(SSB)]
지난 9월 24일부터 27일부터 온라인으로 진행된 '2020 대한민국 농업박람회'. [출처:서울스피커스뷰로(SSB)]

반면 가상회의는 접속자 수가 오프라인보다 많거나 더 오래 간다. 유튜브 등의 플랫폼에 게시되는 경우에는 더 지속적이며 불특정 다수까지 접속이 가능하므로 고화질의 사양을 필요로 하기도 한다.

또 스튜디오를 만들고 사전 촬영을 할 경우 진행할 세션의 수나 연사의 수에 따라 다르기는 하지만 일반적으로 오프라인 회의 일정보다 긴 일정이 소요된다. 긴 일정은 시스템 보강 외에도 시스템 운영 일정이 길어진다는 점을 반드시 고려해야 한다. 해외 연사가 참여할 경우에는 통역언어가 상호전달되는 시스템 확인이 반드시 필요하다.

서울스피커스뷰로 관계자는 "가상회의가 지금보다 더 일반화되고 기술발전에 따른 각종 장비 이용료가 낮아진다면 몰라도 최소한 현재 단계에서 가상회의 비용이나 준비 시간이 오프라인 회의보다 덜 들어간다고 볼 수는 없다"고 말했다. 


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